会社員の64.4%が“経費自腹”を経験。経費申請がしやすい会社こそ、働きやすい会社?!

備品や消耗品購入、打合せでの飲食代など、業務上必要な出費を社員が立て替える機会は多くあるが、そうした際の経費申請において、不満や問題点はないだろうか。法人から個人のスマホに送金できるサービスを提供している株式会社pringは2019年4月、1年以内に会社に経費申請をした20〜49歳の正社員300名(性年代別に均等割付)を対象に、「会社員の経費申請」に関する調査を行い、5月にその結果を発表した。


一時期、コンビニなどにおいて、レジ不足金のいわゆる“自腹ルール”が話題になったが、一般企業ではどうだろうか。「会社のための出費(経費)を自腹で支払った経験があるか」尋ねたところ、「複数回ある」53.7%、「1度だけある」10.7%と、合わせて64.4%もの会社員が“経費自腹”をしたことがあることが分かった。



※株式会社pring調べ


“経費自腹”をした経験のある人に、なぜ自腹で支払ったのか、その理由を尋ねると、トップ3は、「申請が面倒だったから(48.7%)、「少額で気まずかったから(38.3%)」、「領収書をなくしたから(34.7%)」という結果。

領収書の紛失は自己責任だが、社員が「時間と手間をかけて手続きをするくらいなら自腹でいいや」と思ってしまうほど面倒な申請フローや、「こんな少額で会社に申請するのは気まずい」と感じる雰囲気があるとしたら、それは会社から社員に対する“経費ハラスメント”と言えるかも知れない。

なお、経費の立て替えにより自分の生活を圧迫された経験があるか尋ねると、22.7%が「ある」と回答している。経費自腹は時に、本人の生活まで圧迫することがあるようだ。



※株式会社pring調べ


経費申請のしやすさは、申請フローの仕組みや、申請時の(社内の)雰囲気にも影響されると考えられる。そこで、「あなたのお勤めの会社は経費申請がしやすいと思いますか?」と尋ねたところ、「やや申請しにくいと思う」、「申請しにくいと思う」を合わせた割合は、【申請フロー】に関しては19.7%、【申請時の雰囲気】に関しては22.3%となった。



※株式会社pring調べ


経費申請がしやすいと、その会社での“働きやすさ”にもつながるようだ。会社が「働きやすいと思う」人の割合は、「経費申請しやすいフローだと思う」と回答した人では75.9%、「経費申請しにくいフローだと思う」と回答した人では52.5%と、23.4ポイントの差があった。



※株式会社pring調べ


最後に、回答者から寄せられた「経費申請に関して不満や理不尽に思うこと」を抜粋し、紹介する。


  • 経理担当が不機嫌な日が多い為、渡しづらい。(30代男性)
  • 細かく理由を聞かれる。見ればわかるような備品ばかりなのに!!(20代女性)
  • 出張費用などは先払いにしてほしい。その方が申請や立て替えがなくなって便利。(30代男性)


経費は、面倒なものや無駄なコストではなく、会社の売上アップのために必要なお金である。したがって、経費の自腹や立て替えによって社員の生活が圧迫されたり、会社に経費申請しにくいと感じたりするような、“経費ハラスメント”はあってはならない。

働き方改革推進が求められる今、労働時間短縮や業務効率化の取り組みの一環として経費申請フローの見直しも必要かも知れない。

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